eSocial para Condomínio

Tire Suas Dúvidas

A partir de 1.º de julho de 2018 passou a ser obrigatório para todos os condomínios a utilização da plataforma eSocial, alterando a rotina administrativa de muitos síndicos e administradoras de condomínios.

O principal desafio a ser enfrentado pelos gestores condominiais e síndicos, é a adequação ao fiel cumprimento das obrigações definidas na lei que regulamenta o eSocial.

A adequação ao eSocial, nada mais é que fazer valer a CLT – Consolidação das Leis Trabalhistas vigentes, a diferença é que com o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, denominado de eSocial, toda essa rotina trabalhista, fiscal e previdenciária será enviada a este único programa em tempo real.

A Santa Vigilância já está adequada ao eSocial!

Entendemos que o respeito aos nossos clientes começa com o respeito aos direitos e benefícios dos nossos funcionários, prezando por um serviço de qualidade e de acordo com todas as nossas obrigações legais.

Quais as mudanças no seu condomínio com eSOCIAL?

As mudanças afetam os condomínios que possuem funcionários, onde as rotinas trabalhistas como admissões, aviso e pagamento de férias, desligamentos, não poderão mais ser retroativos como usual nos dias de hoje.

O condomínio passa a ter que fazer um planejamento e as informações deverão ser enviadas em tempo real, tais como:

Admissão de Funcionários

No caso de uma admissão, as informações deverão ser encaminhadas via sistema com as informações da contratação, dados pessoais e informações trabalhistas um dia antes de o funcionário iniciar o trabalho.

A pessoa não poderá iniciar os trabalhos sem que o síndico e a administradora tenham informado ao eSocial. A falta de registro do empregado sujeita o empregador à multa prevista no artigo 47 da CLT, que pode variar de R$ 402,53 a R$ 805,06 por empregado, dobrada por reincidência.

Demissão de Funcionários

No caso de demissão de funcionário se o respectivo aviso prévio for comunicado com antecedência, os registros de periculosidade e insalubridade devem ser precedidos pela informação de agentes nocivos e uso de Equipamentos de Proteção Individual (EPIs). Também os atestados de saúde só serão aceitos se respeitarem a periodicidade estabelecida pelo eSocial.

Alteração de dados cadastrais e contratuais

Uma fase importante do eSocial é o saneamento dos dados dos colaboradores. É responsabilidade do empregador informar as alterações existentes no contrato de trabalho e nos dados cadastrais do trabalhador durante a vigência do vínculo empregatício, como prevê o artigo 41, parágrafo único da CLT. O valor da multa por empregado pode variar de R$ 201,27 a R$ 402,54.

Férias

No caso de férias, não se pode colocar o empregado em férias e antes de formalizar via sistema, caso isto ocorra o condomínio estará descumprindo os prazos previstos na legislação e ficará sujeito a multa.

Quando o colaborador se afasta (férias, auxílio-doença, licença-maternidade, dentre outros), isso impacta seus direitos trabalhistas e previdenciários e também suas obrigações tributárias. A falta dessa informação sujeita o contribuinte às sanções legais, especialmente à multa prevista no artigo 92 da Lei nº 8.212/9 que pode variar de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63, sendo determinada pelo fiscal do Ministério do Trabalho.

Medicina e Segurança do Trabalho

Outro ponto de mudança diz respeito ao cumprimento das normas de Medicina e Segurança do Trabalho, onde os laudos médicos e atestados obrigatórios deverão sempre estar dentro da validade e caso o condomínio não possua esses documentos deve entrar em contato com a contabilidade para buscar informações e providenciá-los antes mesmo de o eSocial entrar em vigor.

Atestado de Saúde Ocupacional (ASO)

Segundo o artigo 168 da CLT, regulamentado pela NR (Norma Regulamentadora) nº 7 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), é necessária a realização dos seguintes exames médicos nos empregados: admissional, periódico, retorno ao trabalho, mudança de função e demissional. A não realização desses tipos de exames sujeita o empregador à multa pela infração ao artigo 201 da CLT. O valor, que é determinado pelo fiscal do trabalho, vai de R$ 402,53 a R$ 4.025,33.

Terceirizados

 

Para quem contrata mão de obra terceirizada em condomínios, o eSocial trará mais transparência, uma vez que será mais fácil acompanhar se os recolhimentos devidos estão sendo feitos corretamente. Por isso é mais seguro, prático e vantajoso para você, síndico, contratar a Santa Vigilância!

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O que é o eSocial Empresas?

É um novo sistema de registro, elaborado pelo Governo Federal, para facilitar a administração de informações relativas aos trabalhadores. De forma padronizada e simplificada, o novo eSocial empresarial vai reduzir custos e tempo da área contábil das empresas (seu condomínio!) na hora de executar 15 obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.

Todas as informações coletadas pelas empresas vão compor um banco de dados único, administrado pelo Governo Federal, que abrangerá mais de 40 milhões de trabalhadores e contará com a participação de mais de 8 milhões de empresas, além de 80 mil escritórios de contabilidade.

Como vai funcionar, na prática, o sistema?

Na prática, as empresas/condomínios terão que enviar periodicamente, em meio digital, as informações para a plataforma do eSocial. Todos esses dados, na verdade, já são registrados, atualmente, em algum meio, como papel e outras plataformas online. No entanto, com a entrada em operação do novo sistema, o caminho será único. Todos esses dados, obrigatoriamente, serão enviados ao Governo Federal, exclusivamente, por meio do eSocial Empresas.

Qual é o cronograma para a implantação do sistema?

De acordo com a Resolução do Comitê Diretivo do eSocial nº 02/2016 publicada no dia 31/08/2016, no Diário Oficial da União, a implantação do sistema será realizada em duas etapas:

  1. a partir de 1º de janeiro de 2018, a obrigatoriedade de utilização do eSocial Empresas será para os empregadores e contribuintes com faturamento apurado, no ano de 2016, superior a R$ 78 milhões.
  2. Já a partir de 1º de julho de 2018, a obrigatoriedade será estendida aos demais empregadores e contribuintes, independentemente do valor de faturamento anual.

Quais são os sistemas de informação do Governo Federal que serão substituídos pelo eSocial Empresas?

Por meio desse canal, os empregadores passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada, 15 obrigações:

  1. GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
  2. CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
  3. RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.
  4. LRE – Livro de Registro de Empregados
  5. CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
  6. CD – Comunicação de Dispensa
  7. CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
  8. PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
  9. DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
  10. DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
  11. QHT – Quadro de Horário de Trabalho
  12. MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
  13. Folha de pagamento
  14. GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
  15. GPS – Guia da Previdência Social

Quais são as vantagens para as empresas/condomínios em utilizar o eSocial Empresas?

Além de simplificar processos, o que gera ganho de produtividade, o eSocial passará a subsidiar a geração de guias de recolhimentos do FGTS e demais tributos, o que diminuirá erros nos cálculos que, hoje, ainda ocorrem na geração desses documentos.

A plataforma garantirá também maior segurança jurídica, com um ambiente de negócio que beneficia a todos, principalmente àquelas empresas que trabalham em conformidade com a legislação.

Com a substituição da entrega de diversas obrigações por apenas uma operação, totalmente padronizada, as empresas diminuirão gastos e tempo dedicados atualmente para à execução dessas tarefas.

Esse novo modelo traz outras vantagens, como:

  • Registro imediato de novas informações, como a contratação de um empregado;
  • Integração de processos;
  • Disponibilização imediata dos dados aos órgãos envolvidos.

Esse novo sistema consiste apenas em uma nova forma de prestação de informação por parte das empresas, e não se confunde com qualquer tipo de regime tributário diferenciado.

Como já foi destacado, o eSocial Empresas é resultado de um trabalho coletivo que reúne representantes de órgãos governamentais e das principais categorias econômicas do país. Esse formato foi organizado com o objetivo de disponibilizar uma plataforma de serviço simplificada, desburocratizada e adequada à realidade do setor empresarial brasileiro.

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Quais as vantagens para o trabalhador com a implantação deste programa?

A principal vantagem para o trabalhador será, sem dúvida, maior garantia em relação à efetivação de seus direitos trabalhistas e previdenciários e à maior transparência referente às informações de seus contratos de trabalho.

Serão também registradas todas as informações relativas aos pagamentos efetuados ao trabalhador, assim como as informações referentes à sua condição de trabalho, tais como as características do local que desempenha suas funções e os tipos de riscos aos quais está exposto.

O eSocial Empresas vai contribuir de forma decisiva para a diminuição de erros nos cálculos que, hoje, ainda ocorrem na geração dessas guias pelos sistemas das empresas.

Por que o programa beneficia a população em geral e não apenas as empresas?

Além de simplificar a vida das empresas, o eSocial Empresas trará benefícios significativos para o empregado, pois será possível assegurar, de forma muito mais efetiva, o cumprimento dos direitos trabalhistas e previdenciários.

A sistematização das informações no eSocial envolve os diversos tipos de relações trabalhistas em vigor no Brasil. Isso significa que trabalhadores celetistas, estatutários, autônomos, avulsos, cooperados, estagiários e sem vínculo empregatício terão suas informações registradas no eSocial.

A entrada em operação desse novo procedimento vai contribuir também para uma melhoria na elaboração e tomada de decisão em políticas públicas, bem como na prestação dos benefícios previdenciários aos trabalhadores.

Por que o eSocial Empresas é inovador?

O eSocial traz, para o formato digital, informações que hoje ainda podem ser registradas em meios ultrapassados e até frágeis, como em livros de papel. Tais dados, que ainda hoje devem ser guardados por longo período de tempo, em até 30 anos, passarão a ser armazenados em um ambiente público, seguro e sem custos para as empresas. As 15 obrigações, fundamentais na relação trabalhista entre empregador e empregado, estarão sistematizadas num único banco de dados. O eSocial Empresas, no âmbito da Receita Federal, faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), um programa extremamente abrangente de informatização da relação entre a Receita Federal e os contribuintes.

O eSocial também inova como modelo de projeto de construção coletiva, que conta com a participação efetiva de vários órgãos governamentais, assim como da sociedade civil. Para o desenvolvimento deste projeto, foi criado o Comitê Gestor do eSocial, formado por um representante de cada instituição participante: Caixa Econômica Federal; Receita Federal; Ministério do Trabalho; Secretaria da Previdência Social e INSS.

O que assegura que esse programa seja um dos mais sofisticados do mundo?

Do ponto de vista tecnológico, é um projeto ambicioso e moderno, desenvolvido a partir de técnicas avançadas de sistemas de informação. Casos bem-sucedidos de programas adotados pelo Governo Federal envolvendo o universo empresarial, contribuíram também para o desenho da plataforma do eSocial. Entre eles, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e a Contabilidade Digital (ECD), que fazem parte do SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, com padrão de excelência reconhecido internacionalmente.

A rotina das empresas passará por uma grande transformação, visto que o eSocial vai unificar o envio dos dados referentes às relações de trabalho para o Governo Federal, o que demandará das empresas a integração total dessas informações. A partir daí, a inteligência do sistema adotado vai “agregar” valor a tais dados, visto que será capaz de relacionar as informações, detectar erros.

É uma medida de combate à sonegação ou de desburocratização?

É uma medida de desburocratização. O objetivo do Governo Federal, ao criar o eSocial, é simplificar a prestação das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, reduzindo a burocracia para as empresas. Esse procedimento vai substituir o preenchimento e a entrega de formulários e declarações, atualmente entregues de forma separada a cada órgão. A maior transparência no repasse dos dados para a administração federal resultará na redução dos índices de sonegação.

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Se esse sistema vai facilitar o processo fiscalizatório, como o governo já afirmou, significa que há previsão de se ampliar a arrecadação de receita?

O objetivo principal é a desburocratização na prestação das informações pelas empresas relativas ao empregado. O possível aumento de arrecadação da receita virá como um efeito secundário dessa simplificação dos processos, pois vai diminuir os erros ainda cometidos pelas empresas ao preencher formulários, assim como pelo aumento da transparência das informações a serem prestadas à administração federal.

Vale ressaltar que em uma ação de fiscalização de Receita Federal, realizada em 2012, com um grupo de empresas que representam cerca de 4% do total do segmento empresarial no Brasil, foi levantado um débito de cerca de R$ 4 bilhões relativo às contribuições previdenciárias recolhidas pelas empresas, mas no valor menor que o devido. Isso não se trata de inadimplência, nem de sonegação, mas sim da contribuição previdenciária calculada no valor menor em relação ao que deveria ter sido recolhido com base na folha de pagamentos apresentada à auditoria, no momento da fiscalização.

Quais as penalidades que as empresas estão sujeitas, caso não cumpram algum quesito?

Basicamente, serão as mesmas penalidades a que estão sujeitas hoje pelo descumprimento de suas obrigações. Não há cobrança de multas para a empresa que não aderir ao sistema de forma imediata. No entanto, o processamento e quitação das obrigações rotineiras da empresa para com a administração federal ficará praticamente inviável, se ela não se adequar ao eSocial.

Quanto foi investido nesse sistema?

O investimento é da ordem de R$ 100 milhões, aplicado predominantemente em tecnologia da informação para o desenvolvimento da plataforma.

Se as micro e pequenas têm que aderir, o MEI será extinto pelo governo?

Não, muito pelo contrário. De acordo com o Comitê Gestor do eSocial, será desenvolvido um módulo específico para auxiliar os usuários do programa do Microempreendedor Individual (MEI), na qualidade de empregador para o cumprimento de suas obrigações trabalhistas e tributárias.

Já na condição de microempreendedor, ele continuará fazendo uso do SIMEI, que é um sistema de pagamento de tributos unificados, em valores fixos mensais. Para este tipo de contribuinte, não há qualquer tipo de mudança prevista.

Quais os benefícios da participação das empresas na fase de testes do sistema?

A participação nessa fase de testes do sistema – iniciada em junho e que ficará disponível ao empregador, inclusive, depois do início da obrigatoriedade – é fundamental para que as empresas possam verificar a adequação de seus processos e suas soluções de tecnologia da informação ao novo modelo de prestação de informação ao governo.

Empresas da área de tecnologia da informação e escritórios de contabilidade de várias partes do país estão participando dessa experiência. Os serviços estão disponibilizados na rede, em caráter restrito, para já viabilizar a transmissão de dados das empresas de forma padronizada para o governo federal.

Essa ação tem sido fundamental para aprimorar a plataforma, pois dificuldades, erros e inconformidades detectados pelas empresas participantes estão sendo reportados ao comitê gestor para mudanças e adaptações ao formato final do programa.

De imediato, as principais medidas que as empresas devem adotar para entrar em conformidade com o eSocial é a qualificação cadastral, a revisão de processos administrativos, bem como a criação de um grupo para cuidar da implantação do sistema.

Quando começaremos a sentir os efeitos da implementação do eSocial Empresas?

Na verdade, em algumas áreas da administração federal, como de cadastros, já é possível perceber mudanças mesmo antes da implantação oficial do eSocial. Muitas empresas já começaram a rever os processos administrativos e contábeis e a qualificar os dados referentes a seus empregados. Essas organizações estão trabalhando no desenvolvimento das soluções de TI para se adequarem à nova sistemática de prestação de informações e algumas delas já estão até testando essas soluções.

A partir do início da obrigatoriedade e da efetiva prestação das informações pelas empresas, será possível começar a substituir os procedimentos e perceber, na prática, os efeitos da desburocratização inerente a este programa.

Árvore do Conhecimento

As empresas possuem, agora, mais um canal para esclarecimento das principais dúvidas sobre o eSocial. Estão disponíveis diversos vídeos com explicações sobre a estrutura e funcionamento do eSocial, detalhamento e envios dos eventos, qualificação cadastral, interação com os órgãos governamentais e outros tópicos que interessam às milhares de empresas que passarão a utilizar o eSocial com forma de prestar suas informações. Clique aqui para acessar

 

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